Numérisation et rangement automatique

[hercut]

Bonjour à tous,

Apres quelque recherche sur le forum et sur le sujet du 100% "zéro papier".

Je recherche un moyen de scanner mes documents et via probable un logiciel OCR de trier mes scans automatiquement celons certains critères trouvé sous chaque scan.

Si le scan se retrouve avec plusieurs critères qui le mettraient en erreur et stockerai dans un dossier "à trier"

J'ai vu qu'il y avait un logiciel genre Devonthink, mais ça me semble être une belle usine.
Je pense qu'avec un hazel bien configuré, on pourrait faire quelque chose de propre et classé celons date et type ?

Si vous aviez des suggestions ?

j'ai regardé aussi au niveau des logiciel OCR il me semble que ABBY semble être dans les meilleurs, couplé avec un Snapscan et je saurai au top ?

Merci.

 

[magicPDF]

Scanner, OCRiser et indexer : pour moi il n'y a pas mieux qu'Acrobat… mais ce n'est pas forcément la solution la moins chère.
(Démo complète 30 jours disponible)

 

[hercut]

Scanner, OCRiser et indexer : pour moi il n'y a pas mieux qu'Acrobat… mais ce n'est pas forcément la solution la moins chère.
(Démo complète 30 jours disponible)

Bonjour, merci pour ta réponse, mais justement "indexer", je cherche a le faire automatiquement.
Es possible ? Et comment ?

 

[magicPDF]

Comme ça : Index incorporé
et/ou
comme ça : Index multi-fichiers

 

[hercut]

Comme ça : Index incorporé
et/ou
comme ça : Index multi-fichiers

Merci, tres intéressant.

Je crois que je me suis mal fait comprendre en utilisant le terme indexé.
Mon idée est de trier mes documents automatiquement dans les dossiers qui convient.
La je crois que c'est uniquement lié au pdf ?

 

[magicPDF]

L'idée de base c'est qu'une bonne indexation rend tout classement (par dossier ou autre) inutile.


Sinon, dès que ça touche au Finder et au classement de fichiers/dossiers on sort des compétences d'Acrobat pour aller vers celle d'AppleScript, Automator, etc.

 

[hercut]

L'idée de base c'est qu'une bonne indexation rend tout classement (par dossier ou autre) inutile.


Sinon, dès que ça touche au Finder et au classement de fichiers/dossiers on sort des compétences d'Acrobat pour aller vers celle d'AppleScript, Automator, etc.

Oui mais cette indexation par acrobat oblige d'utiliser le logiciel (enfin j'imagine) alors que via finder, inutile !

 

[pascalformac]

Mon idée est de trier mes documents automatiquement dans les dossiers qui convient.

L'idée de base c'est qu'une bonne indexation rend tout classement (par dossier ou autre) inutile.

Assez vrai
ou pour le dire autrement
pas de vrai besoin de rangement hyper pointu , les lutins de l'OS bossent bien pour trouver un fichier

Sinon, dès que ça touche au Finder et au classement de fichiers/dossiers on sort des compétences d'Acrobat pour aller vers celle d'AppleScript, Automator, etc.

exactement
et y a plein de facons de faire ( et donc de scripts ou scenari prémachés)

ou autre angle
rajouter une surcouche de "rangement" perso SANS bouger les fichiers
" dossiers intelligents " qui ne sont que des résultats de recherche ( faites par les lutins) selon critères choisis , les fichiers eux restent là où ils sont

 

[luc1en]

Bonjour,

j'essaie de comprendre la recherche de hercut, car ce problème me cause des frustrations depuis pas mal de temps.

Scan+OCR = fichier texte (brut ou formaté)
Ensuite le fichier texte devra être parcouru et indexé automatiquement, je suppose sur la base d'un fichier de références.
Selon le contenu indexé, le fichier texte devra se retrouver classé dans un dossier spécifique.

Il faut aussi un OCR performant, correctement configuré (dictionnaire, LAD).
Il faut un programme sachant repérer des mots déclencheurs et apte à déplacer des fichiers vers la bonne cible.

Je me trompe où c'est une solution de GED complète qui saurait faire ça ?
Ça existe, ça coûte un bras, c'est toujours une usine à gaz.

J'ai fini par trouver "Hazel" de Noddlesoft, c'est vraiment une perle ? Il sait lire le texte intégral de tout document, tous formats confondus ?

 

[hercut]

Bonjour,

j'essaie de comprendre la recherche de hercut, car ce problème me cause des frustrations depuis pas mal de temps.

Scan+OCR = fichier texte (brut ou formaté)
Ensuite le fichier texte devra être parcouru et indexé automatiquement, je suppose sur la base d'un fichier de références.
Selon le contenu indexé, le fichier texte devra se retrouver classé dans un dossier spécifique.

Il faut aussi un OCR performant, correctement configuré (dictionnaire, LAD).
Il faut un programme sachant repérer des mots déclencheurs et apte à déplacer des fichiers vers la bonne cible.

Je me trompe où c'est une solution de GED complète qui saurait faire ça ?
Ça existe, ça coûte un bras, c'est toujours une usine à gaz.

J'ai fini par trouver "Hazel" de Noddlesoft, c'est vraiment une perle ? Il sait lire le texte intégral de tout document, tous formats confondus ?

J'utilise Hazel pour trier deja chez moi, et je souhaiterai pourquoi pas l'utiliser pour trier mes documents.

Se qui me manque c'est l'ajout des tag automatique dans mon pdf lisible par finder.
A partir de la je pourrai facilement ranger sans difficulté (j'espère) mes documents.

Bon je galère aussi avec mon nouveau joujou (ix500) qui n'arrive pas a différencier deux papiers (je crois que) et donc me fait soit des pdf avec 50page ou 50pdf ...
Par contre Hazel lit dans mes PDF et donc peut d'une certaine manière trier ...

 

[magicPDF]

Scan+OCR = fichier texte (brut ou formaté)

Avec Acrobat : scan + OCR = fichier PDF qui conserve intégralement l'aspect du document original.
C'est son principal intérêt.

J'ai fini par trouver "Hazel" de Noddlesoft, c'est vraiment une perle ?

C'est un gadget qui ne fait rien de plus que le Finder.

 

[hercut]

Bonsoir,

Je reviens vers vous, car je ne trouve toujours pas ce que je souhaite.
Je vais donc essayé d'être plus clair dans se que je cherche voir si vous avez des idées autre que acrobate ...

Je recherche un ou des logiciels qui pourraient me permettre de :
-Scanner en PDF indexable
-renommer mon scan via l'entête du document ou autre automatiquement.
-Classer dans des dossiers automatiquement (relevé de banque dans le dossier banque)

J'ai essayé devonthink qui ne me plais pas du tout et trop lourd.
J'ai pensé a Yep, mais il ne fait que référencer, si j'utilise mon système de trie automatique j'en aurais pas besoin.

Je vois beaucoup de personnes qui utilisent Evernote, mais je ne suis pas très convaincu par cette solution qui me semble trop limitée dans le future.
Je préfère passer par mon propre cloud.

Merci de votre aide !

 

[magicPDF]

-Scanner en PDF indexable
-renommer mon scan via l'entête du document ou autre automatiquement.
-Classer dans des dossiers automatiquement (relevé de banque dans le dossier banque)

Change de banque, parce-qu'apparemment tu as la seule qui ne fourni pas directement de relevés numériques.

 

[Powerdom]

Relevés de banque.. cela doit bien faire 5 ou 6 que je n'en ai plus. Mais c'est pour une entreprise ou un particulier ?
parce que en tant que particulier tu peux avoir pratiquement tout ce qui est facture et administratif directement en pdf non ?

 

[hercut]

Change de banque, parce-qu'apparemment tu as la seule qui ne fourni pas directement de relevés numériques.

Euh, c'était un simple exemple de ce que je souhaiterai réussir à faire ...

---------- Nouveau message ajouté à 19h43 ---------- Le message précédent a été envoyé à 19h40 ----------

Relevés de banque.. cela doit bien faire 5 ou 6 que je n'en ai plus. Mais c'est pour une entreprise ou un particulier ?
parce que en tant que particulier tu peux avoir pratiquement tout ce qui est facture et administratif directement en pdf non ?

En tant que particulier, non pas forcément ... Il y a encore beaucoup d'administratifs qui sont en papier ...
Et quoi qu'il en soit c'est pas le sujet

 

[thierry37]

Salut,

Avant de penser à l'indexation et le classement automatique,

est ce que tu as pensé à la numérisation ?

Tu veux numériser combien de documents ? quelques dizaines par semaine ?
Ou des centaines à faire ?

Parce qu'il faut un bon scanner pour ça. (genre les ScanSnap)
et ils sont justement livrés avec de très bon outils pour l'OCR.

J'avais lu sur internet que Hazel était très bon aussi pour l'automatisation.

Après, si tu es en train d'utiliser un simple scanner d'imprimante multifonctions, tu y passes déjà un temps fou à scanner.... alors, on n'est plus à 1min pour sauver le fichier au bon endroit...


Mon rêve, si j'avais 300 euros à mettre, ce serait un de ces ScanSnap.
(du genre, tu surlignes ce que tu veux mettre en tag avec un marqueur flou. ça te scanner et OCR à la volée, et ça re met en tag les mots qui étaient surlignés.)

 

[hercut]

Salut,

Avant de penser à l'indexation et le classement automatique,

est ce que tu as pensé à la numérisation ?

Tu veux numériser combien de documents ? quelques dizaines par semaine ?
Ou des centaines à faire ?

Parce qu'il faut un bon scanner pour ça. (genre les ScanSnap)
et ils sont justement livrés avec de très bon outils pour l'OCR.

J'avais lu sur internet que Hazel était très bon aussi pour l'automatisation.

Après, si tu es en train d'utiliser un simple scanner d'imprimante multifonctions, tu y passes déjà un temps fou à scanner.... alors, on n'est plus à 1min pour sauver le fichier au bon endroit...


Mon rêve, si j'avais 300 euros à mettre, ce serait un de ces ScanSnap.
(du genre, tu surlignes ce que tu veux mettre en tag avec un marqueur flou. ça te scanner et OCR à la volée, et ça re met en tag les mots qui étaient surlignés.)

Je suis deja équipé oui (ix500)
Et justement j'aimerai optimiser tout ca.
Pour l'OCR c'est pas un souci.
Le rangement un peu moins aussi, si je trouve de quoi nommer automatiquement mes documents.

 

[thierry37]

J'ai pas lu la ligne où tu disais que tu as le ix500. Chanceux !! Je t'envie.

Pour les tags, tu peux pas surligner les mots et ça les ajoute ?

J'avais commencé à lire un site (en anglais) sur le "paperless".
C'est http://www.documentsnap.com
Il y a des infos sur Hazel. Peut être que tu pourrais en faire plus avec ce que tu as déjà ?

 

[hercut]

Et bien je ne souhaite pas utiliser les tag.

L'idée est de donner une zone que le logiciel interprétera, via cette zone (l'entête du document en général ) il pourra titrer mon document.

Ça peut par être bête, mais j'ai énormément de document et même si le titrage est pas top, il sera par contre placer au bonne endroit.

Hazel reprend le principe du dossier intelligent avec quelque option en plus .
Je pourrais faire des choses avec car il peut lire le contenu d'un document, mais il faudrait un paquet de règles pour sans sortir avec.

Je suis une bille en anglais, mais je vais faire un tour sur le site que tu me donnes.
Il y a aussi un ebook qui se nomme paperless.

 

[magicPDF]

Ta méthode de classement date d'avant l'informatique. :rateau:

pascalformac et moi t'avons déjà suggéré d'utiliser les dossiers intelligents.
Si l'OCR se passe bien il suffit de tout placer en vrac dans un dossier, et d'arranger le classement avec des dossiers intelligents.

Non seulement il n'y a rien d'autre à faire, mais en plus c'est dynamique : tout document ajouté sera automatiquement ajouté dans le ou les dossiers intelligents concernés.

De plus, un document peut se retrouver dans plusieurs dossiers intelligents en même temps, ce qui n'est pas possible avec les dossiers normaux (ou "stupides" ).
Par exemple à la fois dans le dossier intelligent "Banque" et dans le dossier intelligent "2013".



---------- Nouveau message ajouté à 13h18 ---------- Le message précédent a été envoyé à 13h17 ----------

Ça peut par être bête, mais j'ai énormément de document et même si le titrage est pas top, il sera par contre placer au bonne endroit.

Je suis une bille en anglais

Mais pas que…