Gérer un fonds documentaire avec FileMaker

[sophieer]

Bonjour,

tout d'abord merci de me permettre de poser ma question !

Voilà, je dois informatiser un petit fonds documentaire avec FileMaker 8.

L'objectif : créer une BDD d'ouvrages, décrire leur contenu afin d'effectuer des recherches. La gestion des prêts n'est pas utile, certains employés emprunteront des ouvrages, sans durée de prêt donc pas de gestion des emprunteurs.
L'important : le contenu. Jusqu'a maintenant, seule une personne connaissait les titres des ouvrages et répondait au coup par coup.... mais si on lui demandait un ouvrage qui évoque tel sujet, tel technique, elle était incapable de répondre.

J'aimerais avoir votre avis sur la constitution de la base : combien de tables, quelles rubriques, quelles relations entre elles ?

Il faudrait également une liste de mots clés qui permette d'indexer le contenu des ouvrages (sous forme de liste déroulante par exemple). Mias je me demande s'il faut crée une table Mots clés ou bien faire en sorte que la liste déroulante s'auto-alimente à chaque fois que je rentre un mot clé.


Que pouvez-vous me conseiller ?

merci pour votre aide !

sophie

 

[Ordha]

Bonsoir,

Est-ce que FileMaker est un prérequis? Parce que sinon, il y a des petits logiciels qui gèrent parfaitement les fonds documentaires comme Booxter ou Books.
Leur base de donnée est déjà construite et ils comportent déjà les différents thèmes de champs que tu indiques...

Ordha

 

[Anonyme]

Va faire un petit tour dans ce forum .... fmsource.com inscris toi et pose leur la question, c'est un forum de développeurs FMP.

Sinon un autre site pour apprendre.

Je débute et je peux pas te répondre

Bon courage

 

[flotow]

J'ai FileMaker, c'est vraiment simple d'utilisation (la prise en main) on est pas perdu, mais permet - bien sur - d'aller plus loin …
J'ai lu que c'etait bien pour de petites bases, mais pour tout ce quie devenait plus lourd… plus gros, il falait changer de structure de base…
en tout cas, FM, c'est vraiment

 

[Anonyme]

J'ai lu que c'etait bien pour de petites bases, mais pour tout ce quie devenait plus lourd… plus gros, il falait changer de structure de base…

Heu moi j'ai plutôt entendu le contraire :siffle:

 

[flotow]

Heu moi j'ai plutôt entendu le contraire :siffle:

… :heu: si j'avais (oui… un jour… pas encore ) une grosse entreprise necessitant une grosse base de donnée (clients… autre), je passerai sur quelque chose de plus 'gros', mieux adapté… disons dans le type Oracle… ou autre… mais pas dans FileMaker

 

[Anonyme]

… :heu: si j'avais (oui… un jour… pas encore ) une grosse entreprise necessitant une grosse base de donnée (clients… autre), je passerai sur quelque chose de plus 'gros', mieux adapté… disons dans le type Oracle… ou autre… mais pas dans FileMaker

Je ne peux pas trancher car d'une je débute et de deux je n'ai pas de multinationale

Il y a développer le logiciel et l'utiliser.
Sophieer semble vouloir développer une base de données et elle doit prendre en compte que des gens vont l'utiliser. Et c'est ça qui est dur :rateau: faut anticiper les mauvaises potentielles manipulations d'utilisateurs, empêcher certaines actions en permettent d'autres. FMP c'est déjà costaud. Et je ne sais pas si la question du poids, c'est à dire le nombre d'entrée de données dans les bases clients, factures ect est un argument pour changer de logiciel .

Après il y a sûrement une histoire de guéguerre entre développeurs de logiciels ... finalement le mieux, c'est ce qu'on maîtrise (c'est pas mon cas pour l'instant pour FMP).

Edit : on vient de passer à l'heure d'hiver et mon post est plus récent que le précédent

 

[Pascal 77]

Bon, tranchons : FM est bien capable de gérer des bases de données de disons, moyenne importance (jusqu'à 500 000 fiches), mais en multiposte massif, il admettra vite la supériorité d'un serveur Oracle (par exemple). Par contre, Oracle, c'est un outil nécessitant des compétences bien plus pointues que FM pro, ainsi, si du moins, on veut éviter des interfaces "mode texte" style MS DOS, la présence d'un "frontal" pour le développement de la partie "applicative" (Oracle se contente de fournir les données, faire les tris et enregistrer les modifs dans les tables, mais tous les traitements et calculs sont faits par le frontal, qui est souvent d'ailleurs une base de données lui même disposant d'une interface SQL).

Dans le cas évoqué ici, FM Pro ou 4D me semblent donc parfaitement indiqués. En effet, ce n'est pas tant le nombre d'enregistrements à gérer qui est le critère déterminant, que le nombre de postes susceptible d'accéder concurremment aux données.

Par contre, sophieer, te fournir un modèle de données cohérent ne suffira pas, je le crains, à te permettre de mettre la chose en place.Je pense que tu devrais au moins examiner la proposition que t'a faite Ordha, qui me paraît la plus sensée au vu de ce qui a été dit ici.

 

[sophieer]

merci pour vos réponses !

le souci c'est que je n'ai pas le choix, c'est File Maker qui m'est imposé, point.
Après, moi j'ai travaillé sur des logiciels docs déjà construits, aavec un téhsaurus intégré... nickel..
Sauf que là je dosi tout créer. C'est un petit fonds (500 ou 600 livres).
Je me demande quelles tables créer : une table titre (avec que genre de rubriques ?) une table auteur, une table éditeur, une table mots clés (là je coince : quelles rubriques créer part ...mots clés et éventuellement un thème ou domaine de rattachement, par ex: mots clés "gestion des conflit" rattaché à "phychologie du travail")
Mais pas question de créér un thésaurus avec des relations entre les termes, pas le temps (Un mois pour créer la base).

Est-ce que qq'un à déjà crée une base de données d'ouvrages et pourrait m'aiguiller sur les tables à créer et les liens à établir entre les tables (id titre =>auteur...etc)

merci !

sophie

 

[sophieer]

oups...je n'avais pas bien lu ton message Pascal 77: en effet, je me demandais si en tant que "créatrice de la base" je devais effectuer une quelconque config. pour permettre la consultation de la base sur le réseau...
En fait, ce que je sais : uen 10 de postes (mac) en réseau, je ne sais pas sur quel poste je vais travailler, je ne sais pas si quelqu'un va s'occuper de l'aspect mise en réseau de la chose.... comme je ne suis pas du tout compétente ...
MOn truc c'est l'analyse du contenu des ouvrages...le côté architecture informatique m'intéresse beaucoup mais j'y connais rien...j'ai sovent travaillé sur un logiciel client, le reste...c'est pas moi qui m'en occupait..pas le droit..!

donc, à quoi dois-je penser avant de me lancer dans la création des tables ?
merci !

 

[Ordha]

Qu'est-ce qui ne te convient pas dans le modèle "Bibliothèque de prêt" qui existe par défaut dans FileMaker? Tu peux peut-être partir de celui-là et rajouter les quelques champs qui te manque de manière assez aisée.
La gestion de mots-clés n'est pas toujours facile et tu devrais t'inspirer des thèmes et mots-clés de la classification Dewey.

Pour le reste, je signale juste que si Booxter est payant (somme fort modique au regard des qualités du soft), il me semble que Books est gratuit. Mais si FileMaker il faut alors FileMaker il y aura. Ma (modeste) contribution s'arrêtera là.

 

[Anonyme]

donc, à quoi dois-je penser avant de me lancer dans la création des tables ?
merci !

C'est une bonne question mais je pense que tu devrais la poser sur le forum fmsource où les spécialiste de FMP pourront te répondre ...
Tu peux même leur envoyer ta base pour qu'ils te disent ce qui va, ce qui ne va pas, ce que tu peux faire, ce que tu ne peux pas faire.

créer une BDD d'ouvrages, décrire leur contenu afin d'effectuer des recherches. La gestion des prêts n'est pas utile, certains employés emprunteront des ouvrages, sans durée de prêt donc pas de gestion des emprunteurs.
L'important : le contenu. Jusqu'a maintenant, seule une personne connaissait les titres des ouvrages et répondait au coup par coup.... mais si on lui demandait un ouvrage qui évoque tel sujet, tel technique, elle était incapable de répondre.

J'aimerais avoir votre avis sur la constitution de la base : combien de tables, quelles rubriques, quelles relations entre elles ?

Si c'est le contenu qui est important, c'est coton ton histoire. :heu:

L'utilisateur doit il avoir accès à un résumé de l'oeuvre ?
Est ce que les ouvrages portent en gros sur le même sujet, où est ce une base de données hétéroclytes ?
Proviennent ils du même fond, est ce que la provenance est un critère de recherche ?

Et surtout pourquoi et dans quels buts l'utilisateur va t'il faire une recherche ?

Tu dois te mettre "dans la peau" de l'utilisateur : c'est qui ces utilisateurs ? Le tout venant, des clients, ou l'accès est il réservé à tes collègues de travail ?

Ces utilisateurs peuvent ils enrichir la base de données ou est ce seulement en consultation ?

Est ce que si je te file l'adresse d'un site qui gère des livres et dont la base de données est gérée par FMP, ça peut t'aider ? livre-rare-book

Tu ne verra que la partie visible de l'iceberg, mais tu peut peut être en deviner l'architecture ... ici le moteur de recherche du site

ici le THESAURUS du site

 

[sophieer]

merci !

j'ai suivi vos conseils, visité les liens : books est très sympa, il permet même d'importer des notices en xml....mais rien à faire, on veut FileMaker (toutes les bases -clients, fournisseurs etc- sont géréer par FM)

Pour répondre aux questions d'Odré, oui, c'est un fonds spécialisé d'a peu près 500 ouvrages sur le thème des ressources humaines.
L'obkectif : que les salariés trouvent l'ouvrage souhaité via des mots clés et/ou un résumé...plein texte ou par équation... ils ne sont pas du tout spécialistes en documentation.
Pour l'instant, une secrétaire connai le titre de quelques ouvrages, et réponds au coup par coup ...mais dès que l'on demande un sujet précis (non indiqué dans le titre de l'ouvrage ça coince, normal !)

J'ai posé mes questions sur le forum fmsource, très sympas !

Après, c'est un problème de conception, quelles tables, quels liens...

merci pour votre aide et pour vos liens !
sophie

 

[Anonyme]

Peut être que Pascal 77 et Ordha pourrait m'éclairer.

Est ce que des bases de données faîtes sous différents logiciels sont compatibles ?
Peut on exporter une base faîte sur un autre logiciel dans FMP ou autre ?

Où est ce réellement la guéguerre style windows/mac ?

 

[Pascal 77]

Peut être que Pascal 77 et Ordha pourrait m'éclairer.

Est ce que des bases de données faîtes sous différents logiciels sont compatibles ?
Peut on exporter une base faîte sur un autre logiciel dans FMP ou autre ?

Où est ce réellement la guéguerre style windows/mac ?

Ni l'un ni l'autre. Les bases de données ont leurs propres format de données, mais dans la plupart des cas, elles disposent de formats d'exportation /importation qui permettent de transférer les données d'une base à l'autre (à condition d'avoir créé les tables adéquates dans la base ou les données doivent être importées). Dans le cas des bases de données dites "relationnelles" (style Oracle, DB2 ou Sybase, par exemple), elles peuvent en outre s'interroger les unes les autres au moyen d'un langage de requêtes commun (tout au moins pour les requêtes de base en principe) : le SQL.

 

[ED45]

Bonjour.
Je gère un fond documentaire avec Filemaker depuis... 1991. Actuellement, j'utilise Filemaker 8.
La gestion est en multiposte en local (5 postes) et je termine la mise en place d'un serveur web avec Filemaker Server (250 connexions simultanées envisagées).

La base comporte actuellement 45 000 notices documentaires, avec un indexation par mots-clé. En 13 ans, pas un seul plantage ni perte de données.

C'est une vase robuste, et tous les niveaux de programmation s'y sentent à l'aise (je ne suis pas développeur, mais ... médecin.)

 

[sophieer]

ED45, puis-je me permettre de vous demander combien de tables avez-vous crées et notamment quelles rubriques dans celle concernant les mots clés ? (si vous en avez une)
Quelles relations entre elles ?
Avez-vous crée une table spécifique ou bien la rubrique s'autoalimente via la saisie ?

Je suis preneuse de tous vos conseils avisés et vos astuces !

sophie

 

[ED45]

1 base pour les références elles-mêmes, 1 base pour les mots-clé. Elles sont liées, et le choix se fait dans une liste. A l'époque, il n'était pas possible de créer plusiuers tables dans une base. Il y a donc 2 bases liées. Maintenant, je créerais la base avec 2 tables.
Le champ des mots-clé peut en contenir plusieurs.
Cela fonctionne sans soucis, avec 3 utilisateurs différents.

 

[ED45]

Odré, je suis allé sur le site http://www.livre-rare-book.com/
Très intéressant. Le site est-il entièrement géré par Filemaker ? Ou la base est-elle "attaquée" par une interface? Si oui, laquelle?
Cela m'intéresse pour mon projet de lise en ligne de ma base interrgeable par un navigateur.

 

[Anonyme]

Odré, je suis allé sur le site http://www.livre-rare-book.com/
Très intéressant. Le site est-il entièrement géré par Filemaker ? Ou la base est-elle "attaquée" par une interface? Si oui, laquelle?
Cela m'intéresse pour mon projet de lise en ligne de ma base interrgeable par un navigateur.

Ce n'est pas moi qui l'ai fait mais je vais me renseigner.