Outlook et archivage des mails

thumbee

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8 Mai 2021
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Bonjour,

J'utilise Outlook (abonnement Microsoft 365) et Big Sur sur mon MacBook Pro.
J'archive mes mails en local via des dossiers que je créé dans la partie "Sur mon ordinateur", ainsi je suis libre de gérer l'arborescence que je veux. Donc je ne garde pas de mails dans les boites mails sur les serveurs, tout est transféré sur mon Mac ou supprimé.

Dans Outlook Mac il n'y a pas de fichier PST comme sur Windows. Ces fichiers étaient pratiques, on pouvait en créer autant qu'on voulait et les utiliser comme des bases de données d'archives de mails, avec la possibilité de les ouvrir ou les fermer pour accéder à ses anciens mails. On pouvait même les stocker sur des disques externes et les ouvrir depuis Outlook pour éviter d'encombrer son disque interne. Bref c'était très pratique.

Sur le Mac Monsieur Microsoft voulu faire autrement et a créé une arborescence complexe de répertoires et sous-répertoires en y rangeant les mails.
Impossible d'avoir le même fonctionnement d'archive...

Je traîne sur mon Mac des mails depuis 2014 que je ne veux pas supprimer mais que je n'ai pas besoin d'avoir en ligne sur mon Mac. Idéalement j'aimerais pouvoir supprimer de mon disque tous les mails antérieurs à deux années glissantes mais pouvoir y accéder occasionnellement lors d'une recherche d'information par exemple (surtout pour mes mails pro, je suis indépendant).

J'ai pensé à une solution : l'idée est de faire un fichier export .OLM par années (2014, 2015, ..., 2019, 2020, etc.) et de les stocker sur un disque externe. En cas de besoin, je fais un import de l'année qui m'intéresse, j'y fais mes recherches et je détruit ensuite toute l'arborescence (2017, 2018, etc.) ainsi créée par import. Je garde en ligne sur mon Mac 2 années glissantes de mails "actifs" et chaque année je fais la manip d'export et de suppression des mails exportés.

Voilà comment je pense procéder :
1 - faire une sauvegarde (par sécurité) de mes mails dans un fichier TousLesMails.OLM.
Question : est-ce que toutes mes archives locales ("Sur mon ordinateur") seront ainsi sauvegardées dans le fichier .OLM ?

2- Si je veux créer un .OLM pour la période 2014 par exemple, je fais une recherche de mail date > 2014, je les supprime
3- Les mails restants ne sont que de 2014, je rattache toute l'arborescence à un nouveau dossier 2014 et j'exporte le tout dans le fichier 2014.olm
Le fait de tout rattacher à un dossier par année évitera de les mélanger avec mes mails "actifs" en ligne lorsque je les importerai pour y faire une recherche.
4- Je supprime cette arborescence de Outlook pour ne pas avoir de doublons lors de l'import du fichier TousLesMails.OLM.
5- Je recommence à partir du point 2 pour l'année 2015, puis 2016, etc...
6- A la fin je ne garde que 2 ans en ligne et chaque année je fais un nouveau fichier .OLM

Je ne détaille pas la recherche et sélection des mails pour créer les différents .OLM, je pense que vous avez compris le principe.

Ça peut paraître complexe, mais une fois la création de tous les .OLM terminée (j'ai presque 8 années en ligne, ca va être fastidieux à faire et faudra pas se gourer mais j'aurai fais une sauvegarde de tous les mails) chaque fin d'année il y a juste qqs manips à faire et le tour est joué.

Ça vous parait délirant ?
Avez-vous une autre solution ? Un outil externe ?

Merci (au moins d'avoir pris le temps de tout lire !! :)))

Fred
 

Aliboron

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Sur le Mac Monsieur Microsoft voulu faire autrement et a créé une arborescence complexe de répertoires et sous-répertoires en y rangeant les mails.
Impossible d'avoir le même fonctionnement d'archive...
Ce n'est pas totalement juste. Historiquement, du temps où l'application s'appelait Entourage, les identités étaient des bases de données (un peu comme les PST, même si sur des fondements bien différents) entre lesquelles on pouvait jongler assez facilement et j'ai longtemps créé ainsi une archive pour chaque année écoulée vers laquelle je pouvais basculer très simplement.

Ce n'est pas vraiment "Monsieur Microsoft" qui a voulu le changement, c'est plutôt "Madame Apple" qui a insisté pour que l'archivage soit organisé différemment, de façon à être compatible avec Time Machine. Et donc, avec Outlook 2011 on est passé à un stockage éclaté et, surtout, plus de difficultés pour passer d'une identité (avec les versions 2016/2019 on dit maintenant "profil") à une autre. Même si c'est toujours possible, j'ai laissé tomber ma méthode, du coup (et je regrette beaucoup Entourage, avant qu'on perde un certain nombre de fonctionnalités "spécifiques Mac" avec Outlook)...


J'ai pensé à une solution : l'idée est de faire un fichier export .OLM par années (2014, 2015, ..., 2019, 2020, etc.) et de les stocker sur un disque externe. En cas de besoin, je fais un import de l'année qui m'intéresse, j'y fais mes recherches et je détruis ensuite toute l'arborescence (2017, 2018, etc.) ainsi créée par import. Je garde en ligne sur mon Mac 2 années glissantes de mails "actifs" et chaque année je fais la manip d'export et de suppression des mails exportés.
C'est tout à fait possible, même s'il est aussi possible de créer des "profils-archives" par année et de passer de l'un à l'autre par le Gestionnaire de profils.

Tu peux gérer assez facilement les exportations en utilisant des catégories : tu fais une recherche sur tous les mails de 2014, tu leur affecte une catégorie spécifiquement créée pour ça (tu peux l'appeler "Année 2014" par exemple) et ensuite, en passant par la menu "Fichier" > "Exporter", tu demandes l'exportation des"Éléments dans la catégorie" concernée. Une fois l'exportation terminée, tu peux supprimer les messages dans ton profil. Ce n'est pas trop compliqué, au final. Mais ça prend évidemment un peu de temps. ;)
 

thumbee

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Merci Aliboron pour ta réponse
Ce n'est pas vraiment "Monsieur Microsoft" qui a voulu le changement, c'est plutôt "Madame Apple" qui a insisté pour que l'archivage soit organisé différemment, de façon à être compatible avec Time Machine.
Je ne savais pas... Je suis un habitué des deux mondes Windows et Mac et bien que je considère que l'un n'est pas mieux que l'autre (ce sont des outils similaires adaptés à des besoins différents), je trouve quand même que Microsoft a qqs fois des façons bien bizarres... ;-)

C'est tout à fait possible, même s'il est aussi possible de créer des "profils-archives" par année et de passer de l'un à l'autre par le Gestionnaire de profils.
Ça pourrait m'intéresser çà... sauf si cela m'oblige à garder les mails des différents "profils-archives" en ligne sur mon Mac et non sur un disque externe.

Tu peux gérer assez facilement les exportations en utilisant des catégories : tu fais une recherche sur tous les mails de 2014, tu leur affecte une catégorie spécifiquement créée pour ça (tu peux l'appeler "Année 2014" par exemple) et ensuite, en passant par la menu "Fichier" > "Exporter", tu demandes l'exportation des"Éléments dans la catégorie" concernée. Une fois l'exportation terminée, tu peux supprimer les messages dans ton profil.
J'y ai pensé.
Mais dans le dossier virtuel où apparaissent les mails ainsi sélectionnés, on n'y voit pas l'arborescence de leurs dossiers. Donc je pense que lors de l'export de la catégorie correspondant à la recherche, tous les mails seront rangés dans un seul dossier (je pense que seuls les mails sont exportés et non l'arborescence des dossiers). Or j'ai besoin de garder l'arborescence des dossiers car les mails les plus importants sont rangés par client, projets, etc...
Et lors de l'import, dans quel dossier seront-ils importés ? Il ne faut surtout pas qu'ils soient à nouveau mélangés aux mails actifs sinon tout le travail de sélection avant destruction ("fermeture" de l'archive importée) est à refaire...
La recherche me permettra de supprimer les mails à ne pas exporter, mais l'export ensuite doit à mon avis être fait à partir des "éléments courrier" et non à partir des "éléments d'une catégorie". Qu'en penses-tu ?


Au final mes questions sont :

1- Lors de l'export vers un .OLM (option "éléments courriers" et non à partir d'une catégorie), est-ce que tous les dossiers et mails de la partie "Sur mon ordinateur" sont bien pris en compte ? Est-ce que l'arborescence d'origine des dossiers est conservée dans le fichier .OLM (ainsi elle réapparaîtra dans la partie "sur mon ordinateur" une fois à nouveau importée) ?

2- Les mails des différents "Profils-archives" doivent-ils rester en local sur le disque ou peuvent-ils être stockés sur un disque externe ? (et alors je peux basculer sur un profil-archive "externe"). Si oui, est-ce que je peux (sans le renvoyer par mail) transférer (glisser/lâcher) un mail d'un profil à un autre ? (comme on peut le faire entre des dossiers locaux).

3- Si tu me réponds oui aux deux questions du point 2, alors ca m'intéresse d'en savoir plus sur le fonctionnement des profils et de ta solution "profils-archives"... ;-)

Merci et bonne fin de week-end !

Fred
 
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Aliboron

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Ça pourrait m'intéresser çà... sauf si cela m'oblige à garder les mails des différents "profils-archives" en ligne sur mon Mac et non sur un disque externe.
Tu peux les stocker où tu veux mais, lorsqu'il est question d'en utiliser un, il faudra le rapatrier dans le dossier ~/Bibliothèque/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/Main Profile puis le désigner comme "profil par défaut" dans le Gestionnaire de profils. Peut-être un poil plus lourd que l'utilisation des archives .olm. En fait tout dépend de l'utilisation...

J'y ai pensé. Mais dans le dossier virtuel où apparaissent les mails ainsi sélectionnés, on n'y voit pas l'arborescence de leurs dossiers. Donc je pense que lors de l'export de la catégorie correspondant à la recherche, tous les mails seront rangés dans un seul dossier (je pense que seuls les mails sont exportés et non l'arborescence des dossiers).
Il ne faut pas "penser", il faut tester ! ;) Il n'est pas question de regrouper les messages, il est seulement question de leur affecter (éventuellement de façon provisoire) une catégorie spécifique qui permettra, sans les déplacer, de les "appeler" lors de l'archivage. Toute l'arborescence les concernant est conservée dans l'archive et on la retrouve lors de l'importation éventuelle.

Et lors de l'import, dans quel dossier seront-ils importés ? Il ne faut surtout pas qu'ils soient à nouveau mélangés aux mails actifs sinon tout le travail de sélection avant destruction ("fermeture" de l'archive importée) est à refaire...
De nouveau, il ne faut pas hésiter à faire des test ! Lors de l'importation, pas de mélange intempestif : un nouveau dossier est créé dans la section "Sur mon ordinateur" avec l'arborescence d'origine (dans mon exemple, je n'ai exporté que trois messages dans deux compte, raison pour laquelle il n'y a que quelques sous-dossiers) :

Capture d’écran.png

est-ce que je peux (sans le renvoyer par mail) transférer (glisser/lâcher) un mail d'un profil à un autre ? (comme on peut le faire entre des dossiers locaux).
Il est toujours possible de transférer des messages (ou des contacts ou événements de calendrier) par glisser-déposer vers le bureau, puis depuis le bureau vers les dossiers d'un autre profil (puisqu'il n'est pas possible d'avoir deux profils ouverts en même temps). On va dire que c'est presque aussi simple qu'entre des dossiers locaux... ;)

Pour se créer un "profil archive", il faut dupliquer le profil en lui donnant un nom caractéristique (par ex. "Archive 2014"), l'ouvrir et faire le ménage (supprimer tout ce qui ne correspond pas à l'année 2014, par exemple) et le refermer. Voilà, c'est fait, on peut revenir au profil habituel.

NB : le "Gestionnaire de profils" se lance "à la main". On le trouve maintenant sous le nom de "Outlook Profile Manager.app" dans le paquet de l'application, donc plus exactement dans /Applications/Microsoft Outlook.app/Contents/SharedSupport. Si on s'en sert régulièrement il est pratique de se créer un alias pour y accéder...
 

thumbee

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Tu peux les stocker où tu veux mais, lorsqu'il est question d'en utiliser un, il faudra le rapatrier dans le dossier ~/Bibliothèque/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/Main Profile puis le désigner comme "profil par défaut" dans le Gestionnaire de profils.
Dommage, l'utilisation de profils était tentante mais pas comme ca. Trop lourd en effet.

Oui, faire des tests, toujours... Mais rien n'empêche de poser des questions avant de démarrer les tests !! :)
Merci encore pour toutes tes réponses !

Pour ce qui est des catégories je ne suis pas certain de comprendre ce que tu dis.

Est-ce que je dois comprendre que les mails une fois sélectionnés via une catégorie dans un dossier virtuel, puis exportés depuis cette catégorie vers un fichier "2014.OLM" par exemple, ce fichier "2014.OLM" contiendra à la fois les mails et les dossiers dans lesquels ils étaient ? (parce que dans le dossier virtuel on ne voit que les mails sélectionnés et pas l'arborescence des dossiers d'origine...)

Une fois que j'importe le fichier "2014.OLM", les mails et l'arborescence ne seront pas mélangés (intégrés) à l'arborescence existante de "Sur mon ordinateur" mais dans une arborescence à part ?

Si c'est le cas ça simplifierait en effet le processus...

Après tes réponses, je passe aux tests ! Promis ;)

Merci encore

Fred
 

thumbee

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Mes explications n’étaient peut-être pas assez claires, mais la copie d’écran, quand même, ça devrait être parlant, non ?
La copie d’écran n’est en effet pas tes parlante, désolé. Je ne sais pas comment c’était avant ni ce que tu as importé. Pas grave, je vais faire des essais. Je pense que ta réponse serait oui à mes deux dernières questions.

Merci encore pour ton aide