FileMaker Pro 11 (aide à la découverte)

[Jon76]

Bonjour,

Je viens d'acquérir le logiciel Filemaker Pro 11 et je suis perdu dans les histoires de "tables, liaisons...", bref je souhaite tout reprendre à 0 et je souhaiterais le soutien de qq'un pour m'éclairer.
LE PROJET:
gérer différents spectacles à travers la base de données à savoir:
1- les infos de l'événement (Date, lieux, adresse de la salle, horaires de prestations..)
2- Les clients : nom, adresse, GSM, mail..
3- Les produits : Nom du spectacle, descriptif, prix

a partir de ces éléments, je voudrais pouvoir créer des devis, puis un contrat automatiquement ainsi qu'une facture

J'ai bien essayé avec des solutions de démarrage mais je m'y perds complètement. Je précise que je suis novice en matière de base de données...

Merci de votre aide
Bonne journée

Jon

 

[Pascal 77]

Ben ça va pas être facile ! :affraid:

Bon, en pratique, il te faudrait les fichiers (ou "tables", c'est pareil) suivant :

- Produit
- Client
- Date (les "infos de l'évènement")
- Contrats (sauf si tu n'as qu'un seul type de contrat, alors tu peux le mettre en dur dans le fichier "Date"
- Factures (en têtes et pieds de factures et devis, avec un code pour différencier une facture d'un devis)
- Lignes de factures (dans chaque facture : une ligne par prestation avec son prix, toutes les lignes d'une facture (ou d'un devis) étant totalisées dans "Factures").

Ça, ce sont les fichiers principaux (selon la méthode Merise), mais tu peux avoir besoin de fichier(s) annexe(s) pour gérer le paramétrage de ton application. En pratique, si tu es sûr de n'avoir qu'une seule facture par date, et une seule date par facture, tu peux fusionner les fichiers "Dates" et "Factures" (c'est à dire regrouper toutes leurs informations dans un seul fichier), mais je ne te le conseille pas, parce que si la situation change, ça t'obligera à revoir ton modèle de données).

 

[Jon76]

Merci pascal de te pencher sur le problème.

En effet ça ne va pas etre facile. Actuellement je travaille avec différents tableurs, c'est pas très efficace et facilement source d'erreur, avec nécessité de ressaisir plusieurs fois les mêmes infos.

Je suis bien d'accord qu'il faille plusieurs tables, comme tu l'a très bien expliqué. est ce que ça veut dire plusieurs tables dans un même fichier (Comme les solution de démarrage proposées) ou une table par fichier.

D'apres mes recherches, et notamment avec la solutions de démarrage "Gestion d'événement", les tables "clients", "évènement","contact sont dans le meme fichier. en revanche, j'ai cru comprendre qu'il fallait un fichier pour les devis (Car plusieurs devis possible pour une même prest, donc plusieurs numéro dID), un fichier regroupant les tables "Factures" et "contrat" (car un seul contrat et une seule facture par évènement (mais contrat différent en fonction du spectacle proposé.. donc une table contrat aussi peut etre?) , et un fichier "Produit"(Les spectacles) indépendant de manière à pouvoir faire évoluer un produit sans que ça change la donne sur les facture déjà établie...

Déjà, penses tu que ce soit la bonne répartition des éléments?
Ensuite, à voir comment réaliser cela, c'est une autre histoire

@ bientôt
Merci
jon

 

[Pascal 77]

Actuellement je travaille avec différents tableurs, c'est pas très efficace et facilement source d'erreur, avec nécessité de ressaisir plusieurs fois les mêmes infos.

Pourquoi ? le modèle de données que je t'ai donné au dessus peut aussi être réalisé dans la plupart des tableurs (sans saisie redondante)

Je suis bien d'accord qu'il faille plusieurs tables, comme tu l'a très bien expliqué. est ce que ça veut dire plusieurs tables dans un même fichier (Comme les solution de démarrage proposées) ou une table par fichier.

Une table c'est un fichier : table et fichier sont des synonymes. Après, en fonction de l'application, ça peut être un seul fichier "disque" qui regroupe le tout, ou un fichier (disque, toujours) par table, ou tous les intermédiaires possibles, mais quand je te parle "fichier" dans un modèle de données, c'est une table, rien à voir avec la manière dont c'est stocké sur le disque.

D'apres mes recherches, et notamment avec la solutions de démarrage "Gestion d'événement", les tables "clients", "évènement","contact sont dans le meme fichier.

:affraid: Oublie ce truc, je ne sais pas qui l'a conçu, mais ça sent le gaz !

en revanche, j'ai cru comprendre qu'il fallait un fichier pour les devis (Car plusieurs devis possible pour une même prest, donc plusieurs numéro dID), un fichier regroupant les tables "Factures" et "contrat" (car un seul contrat et une seule facture par évènement (mais contrat différent en fonction du spectacle proposé.. donc une table contrat aussi peut etre?) , et un fichier "Produit"(Les spectacles) indépendant de manière à pouvoir faire évoluer un produit sans que ça change la donne sur les facture déjà établie...

Devis et factures, c'est le même fichier, pour créer une facture, tu prends la fiche Devis, et tu la transforme en facture. Par contre, factures/devis, c'est deux fichiers : un pour les en-têtes et le pieds, et un second pour les lignes (parce que pour une facture, il peut y avoir plusieurs lignes).

Bon, je ne vais pas te faire l'appli (en plus, je ne développe pas sous FM Pro, mais sous Omnis), mais je vais te donner un principe simple pour savoir quand il doit y avoir un fichier supplémentaire : lorsque dans une table tu commence à avoir des champs (champ = rubrique) du genre "rub1, rub2, rub3 etc.", alors, il te faut virer ces rubriques et créer un fichier (table) des rub.

Par exemple : clients/contacts si tu es certain de ne jamais avoir qu'un seul contact par client, ok, tu crée la rubrique contact dans le fichier "clients", mais si tu dois mettre "contact 1, contact 2, contact 3, etc", alors, il te faut virer les contacts du fichier client et créer un fichier contact, chaque contact étant lié à un client via le code client par exemple.

 

[RemyMG]

Bonjour,

1) Premier point, FileMaker est un bon outil pour un tel projet. Il est dans la même catégorie qu'Access, 4D, ou Omnis, mais différent car conçu plus pour l'utilisateur que pour l'informaticien. Et pourtant il est tout aussi puissant. Mais il faut, comme pour les autres, accepter de "perdre du temps" pour apprendre.

2) Il vaut mieux développer cela sous FileMaker que sous Excel.

3) Il faut mieux créer cela en un seul fichier "spectacles.fp7", portant plusieurs tables (Client, spectacle, facture,...). C'est nettement plus simple pour gérer les liens, les scripts,...

4) Les exemples fournis par FileMaker International sont essentiellement là comme objet d'initiation (mais sans explication). Je ne conseille pas de les utiliser comme matrice.

5) Maitriser la notion de table, de liens, et encore plus important, la notion d'occurrence de table et de contexte, est vraiment la clef de FileMaker. Malheureusement elle ne s'explique pas en quelques lignes. En tout cas j'en suis incapable. Je te conseille de suivre une formation (voir s'il y a un centre près de chez toi, ou une formation à distance possible si tu es trop loin).
Tu peux aussi utiliser des tutoriaux. Le meilleur que je connaisse sur les liens est ici : http://www.liens-filemaker.fmp-formation.com/
Il est fait par un des principaux centres de formation FileMaker. Il a l'aspect théorique nécessaire sur ce sujet, mais sans compliquer, et il montre clairement comment faire.

6) Une fois qu'on a bien compris la notion de liens et d'occurrences de tables, il faut affiner l'analyse et penser la structure.
Il est important de savoir comment est chaque relation. Il faut s'interroger à fond, même sur ce qui semble évident. Par exemple un spectacle c'est quoi ? Apparemment c'est une oeuvre artistique que l'on a construit (scénario, décors, mise en scène,...). Elle va être jouée plusieurs fois et on appelle "événement" le fait que le "spectacle x" est joué dans la "salle y" à telle date. Si c'est cela, on a les tables : "spectacle", "evenement", "salle" et les liens sont simples. Mais il faut être certain qu'un événement est toujours dans une seule salle, sinon le lien devient plus complexe.
Les clients c'est quoi ? Toujours des personnes, ou aussi des organismes (ce que laisse entendre la notion de devis) ? Si ce sont des organismes alors il faut la table "organisme" et la table "personne" car on peut connaître plusieurs personnes dans un organisme.
Il faut ainsi décomposer son projet en différentes éléments qui seront des tables.

Il est important de bien poser tout cela car dans FileMaker, le graphe de liens (qui n'est pas du tout l'équivalent d'un modèle conceptuel de données comme on le croit trop souvent) sert non seulement à relier des infos, mais aussi à faire des recherches, à sortir des statistiques,...

Je suis conscient qu'en disant cela je peux te faire peur, ce n'est pas le but. Mais prend le temps de te faire aider, du moins au début, et ensuite cela sera un vrai bonheur...

Rémy

 

[Pascal 77]

2) Il vaut mieux développer cela sous FileMaker que sous Excel.

Là, j'y mettrais un bémol : développer ça sous FileMaker va demander un investissement de formation beaucoup plus conséquent que s'il le fait sous Excel, et même s'il est certain que le résultat sera plus "carré" sous FM, le problème reste celui de l'investissement : notre ami ne semble pas avoir vocation à devenir développeur, et je ne pense pas que cette seule réalisation lui permette de rentabiliser cet investissement. Dès lors, Excel redevient un outil tout à fait pertinent, car il permet d'obtenir des résultats similaires avec un investissement bien moindre.

Quant à comparer FM Pro à Omnis, là, il y a un pas que je ne franchirais pas : La version d'Omnis de 1998 (7v3) que j'utilise encore parfois dispose de possibilités dont les utilisateurs de la version actuelle de FM Pro n'oseraient même pas rêver, et je ne parle même pas d'Omnis Studio, là !

 

[Jon76]

Tout d'abord merci à vous, Pascal et Rémi, de vous etre penché sur le prob.
il est tres clair que je ne suis pas un développeur. Je ne sais pas vraiment par quel bout commencer. En effet une formation, pourquoi pas, mais c'est plus la notion de temps qui va me manquer. Je vois bien ce que je veux, mais de là à le créer, ça me semble compliquer. Je vais peut etre chercher du coté de filemaker, voire trouver un développeur qui pourra réaliser ce travail, voire le faire évoluer selon mes attente, je gagnerais peut etre mon temps... a voir.

En tout cas, merci à vous 2
Jon

 

[boddy]

Bonjour,

En complément, un excellent Forum spécialisé.

 

[Pascal 77]

Tout d'abord merci à vous, Pascal et Rémi, de vous etre penché sur le prob.
il est tres clair que je ne suis pas un développeur. Je ne sais pas vraiment par quel bout commencer. En effet une formation, pourquoi pas, mais c'est plus la notion de temps qui va me manquer. Je vois bien ce que je veux, mais de là à le créer, ça me semble compliquer. Je vais peut etre chercher du coté de filemaker, voire trouver un développeur qui pourra réaliser ce travail, voire le faire évoluer selon mes attente, je gagnerais peut etre mon temps... a voir.

En tout cas, merci à vous 2
Jon

Bon, je vois que je n'ai pas prêché dans le désert, et que tu as effectivement reçu le message que je voulais te faire passer

C'est en effet plus raisonnable de faire faire ça par un pro. Une erreur classique des entrepreneurs, c'est de se dire "si je le fais moi même, c'est gratuit". C'est faux, dans une entreprise, le dirigeant est celui dont le temps coûte le plus cher à la boite, donc, le dépenser dans un ensemble formation/développement "one shot" (et au résultat final … Disons "aléatoire", car si je ne doute pas que tu sache ce que tu veux, une formation à l'utilisation d'un logiciel particulier (FM Pro), ça ne suffira pas forcément pour que tu sache comment l'obtenir, savoir où est la commande de création des tables ou des liens ne signifie pas "savoir concevoir un modèle de données efficace"), ça n'est probablement pas la meilleure chose à faire, d'un point de vue économique.

 

[Jon76]

Merci Boddy, je vais jeter un oeil, dans mes heures perdues.
En effet, le temps d'un dirigeant à un cout et je pense confier cela à des professionnels; des que possible. pour ma part, c'est la facilité d'utilisation qui est le but et de perdre du temps à concevoir, c'est pas ce que j'ai de mieux a faire. Apprendre à déléguer est certazinement une clé de réussite...

En revanche, en attendant cette solution que j'espère pour bientôt, beaucoup de personne me recommande Exel, au moins pour commencer à organiser le travail, et puis les données seront "facilement basculable sur FM par la suite. Si qq'un à un modèle pré conçu de ce que je recherche, je suis preneur, même un modèle basique, ce sera un bon début. Attention je suis sur Mac, je travail avec Exel Mac et à priori il n'y aurait pas toute les fonctions du Exel de Windows...

En clair, pour l'instant, je cherche une solution intermédiaire, au moins pour automatiser certaine tache, avant de passer à la vitesse supérieure.

Encore une fois, merci à tous de vos bonnes suggestions et remarques

Bonne journée
Jon