Gestion mail

[rola]

Bonjour,

Nous avons un gros soucis avec la quantité de mail dans notre société. (5 personnes)
Les mails sont gérés avec Tunderbird avec un compte pro de chez OVH limité à 5 giga.

Notre assistante passe un temps fou à classer les mails et une fois classé sur notre serveur qnap, nous ne pouvons pas faire des recherches pour les retrouver, donc un double problème. Nous sommes prêts à investir dans une solution pour tout cela mais je ne sais pas quoi ni comment.
J'aimerais un système de stockage plus important ou/et un lien entre la boite mail et notre qnap pour stocker et retrouver les mails facilement.

Merci d'avance de vos avis.

 

[edenpulse]

Sinon pourquoi ne pas prendre un service type Google Workspaces? Ou tout autre fournisseur de mail? OVH propose aussi du stockage supplémentaire par exemple.

 

[boninmi]

Bonjour,

Je ne suis pas spécialiste de Thunderbird, mais le système de filtres est-il à ce point insuffisant que votre assistante ait besoin d'y passer un temps fou et que le classement en dossiers et sous dossiers ne permette pas une recherche confortable ?

Sinon ce que tu sembles décrire c'est un moteur de recherche, avec en amont une indexation par une intelligence humaine ou artificielle. Serait-ce moins couteux que, par exemple, l'embauche d'une personne supplémentaire pour assurer cette gestion ? Comme le suggère @edenpulse , Google est sans doute la référence en la matière, mais quid de la confidentialité ?

 

[Aquilane]

une fois classé sur notre serveur qnap

Sous quelle forme sont-ils classés sur le serveur QNAP ?

 

[rola]

en fichier eml.
Merci pour votre réponse. A vrai dire je ne pense pas changer tous nos mails vers un autre hébergement. Je recherche plus un programme de gestion et de réception des mails avec un système plus facile.

 

[Aquilane]

Nous avons également une dizaine de compte (au moins) chez OVH. Par contre, je n'ai pas de serveur QNAP mais un serveur SYNOLOGY mais voici comment nous procédons chez nous :
J'ai installé un serveur de Mail sur le NAS et créé un compte de courriel auquel tous les collaborateurs accèdent en IMAP (en fait, il y en a trois : un pour un usage privé, un à usage pro accessible à tous et un à usage pro mais accès restreint pour les courriels de type administratif, financier et social).
Ces comptes n'ont pas de capacité de réception ou d'envoi et l'adresse n'est pas publique. Quand nous avons traité un courriel entrant, nous le classons sur l'un de ces comptes dans le sous-dossier adapté par "glissement" (ou par le menu de déplacement) directement depuis Mail.app (ça marche également parfaitement dans Thunderbird). Nous faisons de même pour les courriels sortant qui sont tous classés de la même façon. Cela prends moins de 10 mn par jour à chacun de s'occuper du classement (et encore, avant l'archivage que je viens de décrire, il y a une partie d'intégration dans notre CRM qui est inclue dans ces 10 mn).

 

[rola]

Merci pour ton retour, je vais voir si cela pourrait ce mettre en place en interne.