Gestionnaire base de données

[Aurélie85]

Bonjour bonjour,

J'ai besoin de vos lanternes éclairées !

Je cherche une solution pour le travail. Voilà le problème: j'ai repris la gestion d'une base de donnée de lecteurs/souscripteurs/amis/auteurs/abonnés d'une tribune qui parait tous les 18 mois. La tribune s'occupe elle-même de l'édition/diffusion des numéros et donc gestion des commandes/envois/mis à jour de la base de données (et c'est moi qui fait ça quoi...)

Toutes les données sont pour l'instant sur Excel mais comme cela représente la gestion environ d'un millier de contacts, ça commence à être beaucoup trop lourd à gérer sur Excel et je cherche la meilleure solution pour un nouveau logiciel qui prendrait en compte au mieux les différents paramètres que voilà:
dans ces milliers de contacts, il faut gérer entre les nouveaux souscripteurs de la tribune, ceux qui concluent un nouvel abonnement, ceux qui ne veulent qu'un seul numéro, ceux qui sont auteurs des articles de la tribune, ceux qui sont re-lecteurs de la tribune, ceux qui désirent de désabonner de la tribune, ceux qui sont "amis" de la tribune et qui ont un tarifs spécial etc. Il faut que tout cela soit visible et clair lorsqu'on envoie par exemple de la publicité ou des invitations pour des conférences et colloques afin qu'une personne qui soie un ancien abonné ne reçoivent pas de la pub pour rien...

Je précise que la tribune paraît depuis 10 ans, et qu'il serait confortable de gérer aussi les anciennes base de données qui sont pour l'instant "un onglet" dans un fichier Excel...

Plusieurs fois par année, il s'agit aussi d'envoyer un mail de rappel à ces différentes personnes (mais pas à toutes et c'est là le souci principal d'excel, le tri !) pour une participation à un colloque, ainsi qu'un mail de rappel s'ils n'ont pas payé la tribune par exemple. Il faut aussi faire du publipostage pour les envois de la tribune, donc fusion et publipostage avec Word, ce qui fonctionne bien avec Excel (Ouf!). Il faut ensuite savoir qui a payé quoi et quand et combien, savoir qui a participé à quel colloque, est-ce qu'ils ont payé ce colloque etc... Chaque information représente une colonne dans le tableau excel et ça me casse sérieusement les bonbons... Surtout quand des mails sont envoyés à des gens qui ont effectivement payés, des factures aux auteurs eux-mêmes et des lettres qui sont envoyées en France et perdues parce qu'il manque une ligne d'adresse... Donc il me faudrait un logiciel qui sont capable de gérer et envoyer à un liste de contacts des mails de rappels ainsi que de gérer de la fusion et du publipostage avec des lettres type sur Word par exemple.
Dans l'avenir, j'aimerais aussi pouvoir faire quelques stats :lovear rapport aux nombres d'abonnements par année/par pays/ etc.


Bref, j'ai besoin dans l'idéal d'un logiciel qui pourrait gérer tout ça qui serait idéalement compatible PC... Car il m'arrive de devoir partager des informations avec des utilisateurs de PC et de plus l'ordinateur du travail est un... PC ! :mouais:

Comme j'aimerais travailler sur cette base de données aussi depuis chez moi, sur le MAC, donc voilà pourquoi je cherche une solution compatible PC-MAC.

Ok, alors on aurait:

Access (sur ma partition Windows...)

FilemakerPro

OpenOffice

(Excel mais gérer différemment la base de données qu'en colonnes ?)

FilemakerPro a l'air super bien mais au niveau du prix, je me demandais si ça valait la peine pour un millier de contact, est-ce que ce logiciel ne gère pas plutôt des méga-base de données ?

Qu'est-ce que vous me conseillez pour mettre de l'ordre là-dedans ?


Merci !

 

[Pascal 77]

FM Pro, ça parait le mieux (il est multi plate forme, et sais récupérer des données d'Excel), si vraiment tu ne veut plus d'Excel, mais avec des données en colonnes sur Excel, on peut gérer énormément de choses, si on utilise correctement les options du menu "Données" (utilisation de la grille (ça a peut-être changé de nom depuis 2007/2008, moi, je reste à 2004), validations, filtres, automatiques et évolués, tris et sous totaux &#8230, perso, je gère pour certains de mes clients, des fichiers de bien plus de 1000 lignes, et en plus, avec des fonctions comme "RechercheV()", il est même possible d'introduire une dose de relationnel dans ta gestion !

 

[Anonyme]

Access sait importer et exporter les fichiers Excel ... il sait également lier (une seule entrée) les tables Excel (ne pas les déplacer) ... ne fonctionne qu'avec Windows.

Le fait de lier les bases aux fichiers en temps réel garanti la correspondance des données entre les logiciels.

Sinon je me rallie à Pascal 77 pour FMP
Je n'ai jamais aimer utiliser Excel pour manipuler des bases de données, trop de pertes en cas de tri erroné (sélection loupée) et j'en suis.

 

[demougin]

j'essayerais 4D

 

[Anonyme]

Donc cela

 

[omni]

Bonjour,

Je ne suis pas sûr mais pourquoi pas sql lite ?
Sinon dans open office (ou libre office&#8230 il existe une base de données ("équivalent" d'acces&#8230 l'intérêt fonctionne sur toutes les plates formes.
Sinon sur Mac il y aurait Bento mais il ne fonctionne que sous Mac…

 

[Aliboron]

J'approuve et je partage l'avis de Pascal. Pour un millier de lignes, Excel peut tout à fait convenir et si les envois ne sont pas faits correctement, ce n'est pas vraiment la faute de l'outil, c'est plutôt l'organisation des données qui n'est pas rationnelle/rationnalisée. L'exigence de ce point de vue sera la même (et même encore plus forte) avec un outil de base de données.

Sinon, File Maker Pro est à mon avis le meilleur rapport performances/facilité d'emploi en matière d'outil de base de données, et c'est compatible Mac/Windows. 4D, évoqué par d'autres, je n'ai pas suivi récemment mais c'était nettement plus "usine à gaz" (mais très puissant aussi, bien entendu)


Pour rassurer Pascal : dans Excel 2011, c'est toujours la "Grille..." du menu "Données" Dans Excel 2010, ça existe toujours aussi mais c'est (évidemment) plus tortueux, il faut ajouter le bouton "Formulaires" à la "barre d'outils Accès rapide"...

 

[Pascal 77]

Pour rassurer Pascal : dans Excel 2011, c'est toujours la "Grille..." du menu "Données" Dans Excel 2010, ça existe toujours aussi mais c'est (évidemment) plus tortueux, il faut ajouter le bouton "Formulaires" à la "barre d'outils Accès rapide"...

En fait, je n'étais pas très inquiet, mais il me semblait juste qu'ils l'avaient renommé "Formulaire" dans les versions récentes

Quand à 4D, je confirme, c'est beaucoup plus proche d'un "générateur d'applications" (outil de développement axé sur une base de données) que d'un simple gestionnaire de bases de données, et donc, ça s'adresse plus à des professionnels du développement qu'à l'utilisateur final, même si on est encore loin d'un outil comme Omnis.

 

[Aurélie85]

Merci pour vos réponses !

Alors je vais m'atteler dans un premier temps à l'Aide d'Excel qui, paraît-il, est très bien faite et essayer d'y voir plus clair. Effectivement, de toute façon, avant de commencer à importer des données dans Access ou ailleurs si jamais dans un deuxième temps, il est clair qu'il me faudra faire de l'ordre dans les différentes colonnes de façon rationnelle/rationnalisée ! Je ne connais pas ces histoires de Grille, les colonnes sont rangées pour l'instant avec un filtre pour chaque colonne mais chaque fois que j'essaie de "trier" les données, ça me bousille les correspondances avec les autres colonnes... Je dois sûrement faire une mauvaise manipulation car on m'a dit (ailleurs qu'ici d'ailleurs !) qu'Excel était suffisamment puissant pour gérer des tris/filtres etc. Bref, j'ai plein d'heures de travail devant moi !

Merci !

 

[Pascal 77]

A noter que tris et filtres ne s'entendent pas trop, donc lorsqu'un filtre est actif, évite de trier, et par ailleurs, si tu tries certaines colonnes et pas d'autres, c'est sans doute que tu les sélectionne, or, pour gérer une base de données Excel, il ne faut pas sélectionner un ensemble de cellules, mais juste faire en sorte que la cellule active soit une des cellule de la base de données, et qu'il n'y a pas de colonne vide au sein de celle ci.

La correspondance Excel/BDD, c'est une colonne = une rubrique (ou un champs si tu préfère), et une ligne = une fiche (ou un enregistrement). Une colonne vide signifie que les colonnes suivantes n'appartiennent pas à la BDD, donc, il faut au moins mettre un titre dans la ligne de titre de la BDD si tu as une telle colonne.

Pour la grille, pour voir ce que c'est, c'est simple : tu sélectionne une cellule quelconque de ta BDD, et dans le menu "Données", tu choisis "Grille" (ou "Afficher la grille, je ne sais plus trop). Attention, la grille ne sait pas afficher plus de 34 colonnes. Au delà, il faut te créer un formulaire dans une autre feuille du classeur avec la fonction "RechercheV()".