En matière de PDF c'est toujours Acrobat (Reader ou Pro) qui fait foi, pas Aperçu (alias "the PDF killer").
Il ne sert effectivement à rien d'enregistrer des mises en pages déréglées/déformées en PDF, c'est contre-productif.
Par-contre ce serait une bonne idée de le faire pour tous les nouveaux documents.
Dans ton cas il n'est pas spécialement utile d'archiver en
PDF/A car les algorithmes de compression utilisés par cette norme font que ça augmente un peu le poids de chaque PDF, et ça ne t'apportera rien de plus.
Le format PDF n'est pas "figé", c'est une vieille légende.
On peut tout modifier avec Acrobat Pro (ou concurrent) et/ou l'exporter vers d'autres formats usuels (comme le DOCX par exemple).
Il existe aussi un format hybride qui associe PDF + document original dans un seul document, mais ça n'existe que dans LibreOffice, pas dans Word (pour Mac).
Voir :
https://www.abracadabrapdf.net/format_pdf/pdf-hybride/openoffice-et-pdf/