Numérisation et rangement automatique

[hercut]

Je dois avoué que je ne suis pas fan de la façon dont tu me parles ...
Je ne viens pas pour que l'on me dise que ma méthode est arriéré ou autre.
Et encore moins me faire insulté.

Je ne viens pas t'expliqué que ton site est peut-être intéressant, mais alors il pique les yeux !!! (et je suis gentil ...)

La méthode de classement que je souhaite utilisé me permet à la fois de m'y retrouver personnellement, mais permettra aussi de justement ne pas être pénalisé par une méthode qui n'existe pas encore sur tout système ou application.
Ca me permettra de ne pas chercher des heures un document si j'accede à ma machine à distance, ou si je synchronise via un système de cloud.

Donc oui de nommer mes documents me semble important personnellement et si donc je pouvais faire en sorte à que ca soit fait automatiquement m'arrangerai ...

 

[magicPDF]

Je dois avouer que je ne suis pas fan de la façon dont tu me parles ...
Je ne viens pas pour que l'on me dise que ma méthode est arriérée ou autre.

C'est le risque quand on demande des conseils, certaines réponses peuvent ne pas plaire.

Et encore moins me faire insulter.

Qui t'a insulté ? Ne confondrais tu pas avec une boutade ?

Je ne viens pas t'expliquer que ton site est peut-être intéressant

Ca tombe bien parce-que ça n'a aucun rapport avec le sujet.

La méthode de classement que je souhaite utiliser me permet à la fois de m'y retrouver personnellement, mais permettra aussi de justement ne pas être pénalisé par une méthode qui n'existe pas encore sur tout système ou application

Auquel cas c'est simple, après avoir créé les dossiers intelligents, il suffit de copier leur contenu dans des dossiers normaux et statiques.

 

[hercut]

Mais ce n'est pas le trie qui me pose problème aujourd'hui, avec hazel ou les dossier intelligent j'ai trouver mon bonheurs !

Le plus gros soucis est de nommer mes documents automatiquement !
Un logiciel sur Windows est capable de le faire À-PDF rename, mais pas de version mac ...

Pour le reste je ne souhaite pas polémiquer, mais non quand on pose une question sur un forum de ce type, on ne s'attend pas a être jugé ... Mis à une réponse à sa question ... Car si je viens ici c'est que je ne trouve pas de réponse seul ...

 

[thierry37]

Pour le renommage, tu n'y arrives pas avec Hazel ?
Je ne m'y suis pas encore mis, mais j'avais compris qu'il pouvait chercher les mots dans le pdf ou les métadata, et les utiliser pour renommer.

Et avec ton scanner, si tu surlignes les mots importants, ils sont ajoutés où? dans les tags ? les métadatas ?
Est ce que Hazel sait chercher ces mots surlignés ? ça règlerait ton problème, peut être.

 

[luc1en]

…
Un logiciel sur Windows est capable de le faire À-PDF rename, mais pas de version mac ...
…

Bonsoir,

Je viens de tester A-PDF Rename sous Wine avec un fichier exemple.
Ça fonctionne. À tester donc.

Reviens nous dire si ça fait ton bonheur.

 

[hercut]

Pour le renommage, tu n'y arrives pas avec Hazel ?
Je ne m'y suis pas encore mis, mais j'avais compris qu'il pouvait chercher les mots dans le pdf ou les métadata, et les utiliser pour renommer.

Et avec ton scanner, si tu surlignes les mots importants, ils sont ajoutés où? dans les tags ? les métadatas ?
Est ce que Hazel sait chercher ces mots surlignés ? ça règlerait ton problème, peut être.

Oui Hazel pourrait renommer, sauf qui le fait par rapport à des tags ou autre.
CAD qu'il ne pourra renommer sans une intervention de ma part, d'une manière ou d'un autre.
Je ne pourrais lui dire de lire uniquement l'entête du document (ou je n'ai pas trouvé)
Mais il peut quand même lire un pdf en entier

Bonsoir,

Je viens de tester A-PDF Rename sous Wine avec un fichier exemple.
Ça fonctionne. À tester donc.

Reviens nous dire si ça fait ton bonheur.

Je vais tenté, je n'y avait pas pensé !
Es que je peux lancer une application Wine via automator ou hazel ?

Je ne manquerai pas de vous tenir au courant !

 

[hercut]

Et bien je suis un peu déçus de ma trouvaille.
L'idée est la par contre .
J'ai pas réussi à faire se que je souhaite vraiment. CAD créer un automatisme complet.

Je pense que je vais me résigner a scanner sans titrer mes documents ...
Ca ne m'enchante pas, mais je ne trouve rien qui puisse m'aider ...

Il est sur que des logiciel tel que evernote, ou Yep ou encore Devonthinck sont vraiment sympa dans l'idée. Mais je recherche quelque chose qui soit crossplateforme, que je puisse consulté de n'importe sans limitation.

(je trouve quand meme que c'est important d'avoir des documents bien nommé ...)

 

[thierry37]

Et bien je ne souhaite pas utiliser les tag.

Je reviens sur ce passage.
Pourquoi ne pas utiliser les tags ?
Car ça te simplifierai la tache. C'est directement fait par le scanner, si tu surlignes quelques mots.

---------- Nouveau message ajouté à 21h42 ---------- Le message précédent a été envoyé à 21h40 ----------

Oui Hazel pourrait renommer, sauf qui le fait par rapport à des tags ou autre.
CAD qu'il ne pourra renommer sans une intervention de ma part, d'une manière ou d'un autre.

Hazel n'arrive pas à lire les tags / mots clés, indéxés par ton scanner ?

Ou alors, le fait de devoir surligner des mots, c'est déjà une intervention de trop, pour toi ? (ce que je peux comprendre s'il s'agit de scanner des centaines de documents)



Tu as testé ceci ?
http://www.documentsnap.com/scansnap-and-hazel-is-a-match-made-in-paperless-heaven/

 

[hercut]

Je reviens sur ce passage.
Pourquoi ne pas utiliser les tags ?
Car ça te simplifierai la tache. C'est directement fait par le scanner, si tu surlignes quelques mots.

---------- Nouveau message ajouté à 21h42 ---------- Le message précédent a été envoyé à 21h40 ----------



Hazel n'arrive pas à lire les tags / mots clés, indéxés par ton scanner ?

Ou alors, le fait de devoir surligner des mots, c'est déjà une intervention de trop, pour toi ? (ce que je peux comprendre s'il s'agit de scanner des centaines de documents)



Tu as testé ceci ?
http://www.documentsnap.com/scansnap-and-hazel-is-a-match-made-in-paperless-heaven/

Et bien l'idée de surligner les mots est une très bonne idée
Les tags je n'ai pas essayé car ca me semblé trop complexe.

Apres réflexion et ton lien je vais me lancer.
Espérons que ça réagisse comme je le souhaite ?

Merci Thierry pour tes conseilles

 

[thierry37]

Tu me diras si ça marche.

On a un ix500 au boulot. Et je fais quelques scan perso de temps en temps.

Je testerai pour voir si ça prends les mots clés surlignés.

A voir si Hazel arrive à les retrouver pour les mettre dans ton titre ou pour déplacer dans le bon dossier.

 

[hercut]

Tu me diras si ça marche.

On a un ix500 au boulot. Et je fais quelques scan perso de temps en temps.

Je testerai pour voir si ça prends les mots clés surlignés.

A voir si Hazel arrive à les retrouver pour les mettre dans ton titre ou pour déplacer dans le bon dossier.

Alors j'ai réussi avec ta solution qui est pas mal !
Bon pas encore l'automatisme que j'aimerai mais c'est un debut

Je bloque sur les date du document maintenant pour essayé de trier au moins par années.
Pour le moment je mets les dates en mot clefs, se qui servira probablement plus tard.

Seul bémol, quand je demande à Hazel de transformer les mots clefs en Tag, il en fait un seul gros tag :s, je ne comprend pas pourquoi ...

Pour le titrage, ça fonctionne, je pense que je n'aurais pas le titre comme je le souhaite, mais tempi, j'aurais déjà les termes utiles de dans !

J'ai finalement pris un compte evernote pour avoir mes documents en ligne aussi pensant que l'on pouvait faire de la synchro de dossier nativement, mais non, donc je comprend pas comment font les gens avec ...

 

[leorose]

Bonjour,
je reprend ce fil car j'ai exactement la même problématique.
J'ai un scansnap IX500 et aucun autre logiciel (yep, leap, acrobat writer, hazel...).
Un des grands intérêt du scansnap est de scanner à la vitesse de la lumière avec une OCR quasi instantanée. Le frein est maintenant dans le temps pris à nommer tous ces pdf.
Actuellement, les docs pdf générés par défaut sont nommés selon leur date et heure de scan.

Je souhaiterai qu'ils soient renommés automatiquement à partir des mots clés soulignés en fluo
Est ce que quelqu'un a une idée?
Automator?

merci de votre aide
David

 

[hercut]

Bonjour,
je reprend ce fil car j'ai exactement la même problématique.
J'ai un scansnap IX500 et aucun autre logiciel (yep, leap, acrobat writer, hazel...).
Un des grands intérêt du scansnap est de scanner à la vitesse de la lumière avec une OCR quasi instantanée. Le frein est maintenant dans le temps pris à nommer tous ces pdf.
Actuellement, les docs pdf générés par défaut sont nommés selon leur date et heure de scan.

Je souhaiterai qu'ils soient renommés automatiquement à partir des mots clés soulignés en fluo
Est ce que quelqu'un a une idée?
Automator?

merci de votre aide
David

Bonjour leorose,

Avec Hazel ou bien sur automator, tu peux renommer tes documents automatiquement via tes mots soulignés.
Si je ne me trompe pas, le scansnap génère des mots clefs via tes mots surlignés.
Tu n'as donc plus qu'a demander à ton pc d'utiliser ses mots pour nommer ton document.

Ca marche pas mal, sauf que chez moi le soulignement marche très mal et le résultat de l'ocr et plutôt mauvais ...

Il faut que je trouve une configuration optimal ...

Bon courage et n'hésites pas à revenir nous tenir au courant !

 

[magicPDF]

Je souhaiterai qu'ils soient renommés automatiquement à partir des mots clés soulignés en fluo

Encore une fois et au risque de paraitre insistant, cette méthode de classement date d'avant l'informatique. Il faut changer de paradigme.

Des documents correctement OCRisés et correctement indexés n'ont pas besoin d'être renommés "contextuellement" pour être accessibles immédiatement quand on en a besoin : puisque les mots-clé sont déjà dans les documents, alors quand on en a besoin c'est dans les documents qu'il faut rechercher, pas dans les titres.

Dès lors que l'on sait utiliser la fonction de recherche, c'est toujours plus rapide que de chercher à vue des fichiers (que l'on a mis des heures à renommer et à classer dans une hiérarchie complexe de dossiers).
Ca vaut pour les PDF comme pour tous les autres formats "textuels".

 

[thierry37]

MagicPDF,
est ce que l'outil de recherche de Windows 7 et 8, est aussi performant que l'indexation Spotlight?

J'approuve complètement ton raisonnement. Et j'adore la vitesse de Spotlight.

Mais on n'a pas toujours accès à l'outil de recherche à disposition.

exemple 1: Je synchro mes documents entre mon mac maison et mon PC boulot. Si le PC met 2 minutes à me retrouver le document par son contenu, ça va pas m'aider. C'est plus simple de savoir comment il est appelé.
exemple 2: j'ai mes documents synchro sur Dropbox. Je suis sans mon ordinateur, je peux y accéder sur internet ou sur iPhone. Il y a une fonction de recherche, mais je crois pas que ça lit dans les fichiers. donc ce sera impossible de trouver le document voulu, s'il n'est pas nommé correctement.

Tu as déjà eu à faire à ces problèmes ? Comment tu as contourné le problème ?

 

[hercut]

MagicPDF,
est ce que l'outil de recherche de Windows 7 et 8, est aussi performant que l'indexation Spotlight?

J'approuve complètement ton raisonnement. Et j'adore la vitesse de Spotlight.

Mais on n'a pas toujours accès à l'outil de recherche à disposition.

exemple 1: Je synchro mes documents entre mon mac maison et mon PC boulot. Si le PC met 2 minutes à me retrouver le document par son contenu, ça va pas m'aider. C'est plus simple de savoir comment il est appelé.
exemple 2: j'ai mes documents synchro sur Dropbox. Je suis sans mon ordinateur, je peux y accéder sur internet ou sur iPhone. Il y a une fonction de recherche, mais je crois pas que ça lit dans les fichiers. donc ce sera impossible de trouver le document voulu, s'il n'est pas nommé correctement.

Tu as déjà eu à faire à ces problèmes ? Comment tu as contourné le problème ?

+1

J'avais essayé de lui expliqué plus haut dans le post, mais bon ...
C'est on jamais peut etre qu'une personne aura la solution !

Thierry ou en es tu dans ton système de trie ?

 

[thierry37]

Salut
Je n'en suis pas bien loin....

Vu que j'ai pas le budget pour un scansnap 1300, je ne fais que au boulot (ou à la maison avec iPhone pour les trucs moins importants)

Le scansnap est dans le bureau de la secrétaire. Je peux faire 2-3 scan de temps en temps.
Mais je peux pas bidouiller des réglages.
Et de base, on fait sans OCR. car ça lui prend plus de temps à scanner. (Et moitié anglais, moitié autres langues. Donc elle est pas capable de te jongler les langues en direct.... ;-) donc c'est juste basique)

J'ai encore quelques autres trucs sur ma liste du père Noël. Donc le scanner arrivera plus tard.
(Difficile de convaincre madame que ça me fera gagner du temps en classement. Elle ne croit pas que je puisse réduire mon bordel de papiers. Hé hé)

 

[magicPDF]

exemple 1: Je synchro mes documents entre mon mac maison et mon PC boulot. Si le PC met 2 minutes à me retrouver le document par son contenu, ça va pas m'aider. C'est plus simple de savoir comment il est appelé.

Acrobat et Adobe Reader sont équipés d'une fonction de "Recherche avancée" qui vaut largement mieux que celle du (ou des) système, à ceci près qu'elle est (volontairement) limitée aux fichiers PDF, ce qui semble pertinent vu le contexte.

exemple 2: j'ai mes documents synchro sur Dropbox. Je suis sans mon ordinateur, je peux y accéder sur internet ou sur iPhone. Il y a une fonction de recherche, mais je crois pas que ça lit dans les fichiers. donc ce sera impossible de trouver le document voulu, s'il n'est pas nommé correctement.
Tu as déjà eu à faire à ces problèmes ? Comment tu as contourné le problème ?

J'utilise GoogleDrive, un iMac, un MacBook Pro et un Samsung Galaxy.
Je n'ai jamais eu ces problèmes.

On peut toujours imaginer des problèmes, mais je trouve plus rationnel de commencer par s'intéresser à la solution la plus logique et la plus productive, et éventuellement ensuite de s'en éloigner progressivement si ça coince quelque part.

 

[thierry37]

Je suis pas fermé et j'aime apprendre des autres, mais bon, faut aussi que ça s'applique à mon utilisation.

Acrobat et Adobe Reader sont équipés d'une fonction de "Recherche avancée" qui vaut largement mieux que celle du (ou des) système, à ceci près qu'elle est (volontairement) limitée aux fichiers PDF, ce qui semble pertinent vu le contexte.

ça cherche dans tous les fichiers pdf de ton mac ? Je découvre.
(ok, la recherche de mot dans un fichier, on doit tous savoir que ça existe.)

J'utilise GoogleDrive, un iMac, un MacBook Pro et un Samsung Galaxy.
Je n'ai jamais eu ces problèmes.

Et pas de PC sous Windows ? et pas de dropbox.
(Il faut donc que je change vers Google et que je demande à mon patron de me mettre un mac. )

On peut toujours imaginer des problèmes, mais je trouve plus rationnel de commencer par s'intéresser à la solution la plus logique et la plus productive, et éventuellement ensuite de s'en éloigner progressivement si ça coince quelque part.

Sans aller chercher les problèmes, on peut aussi essayer de trouver une solution à sa propre utilisation.

En te renvoyant la balle : au lieu de nous dire que ça marche bien sur les matériels que tu utilises (et je veux bien te croire), tu pourrais plutôt essayer de réfléchir à la solution dont les autres ont besoin.

Pour le mot de la fin, si c'est juste pour me dire que ça marche bien sur ton Mac, merci mais ça ne m'avance pas du tout...

 

[magicPDF]

au lieu de nous dire que ça marche bien sur les matériels que tu utilises …
si c'est juste pour me dire que ça marche bien sur ton Mac, merci mais ça ne m'avance pas du tout...

Scuse, mais je répondais à ta question.
Je ne vais quand même pas inventer des réponses à des problèmes que je n'ai pas juste pour te faire plaisir… :rateau:

Et pas de PC sous Windows ? et pas de dropbox. (Il faut donc que je change vers Google et que je demande à mon patron de me mettre un mac.)

Mac OS, Android et gDrive c'est tout ce que j'utilise. J'ai aussi une Dropbox mais je m'en sert pour tout à fait autre chose.
Pour le reste tu fais comme tu veux avec ton patron. Encore une fois, je ne dis pas que tu dois utiliser le même équipement, je répondais juste à ta question.

ça cherche dans tous les fichiers pdf de ton mac ?

Ca cherche là où je demande de chercher.
Mac OS ou Windows, la recherche avancée d'Acrobat et d'Adobe Reader fonctionne exactement de la même façon.

---------- Nouveau message ajouté à 13h59 ---------- Le message précédent a été envoyé à 13h55 ----------

PS : pour accélérer la vitesse de recherche il faut aller dans Préférences : Recherche pour y augmenter la taille de "l'antémémoire".