Ceci est une lettre destinée aux collègues souhaitant une organisation plus solide de leurs fichiers informatiques, plus facile à exploiter en cours et sans plus se soucier par la suite de problèmes de compatibilités d'applications, de format de fichier, de formatage de clef USB, etc.
Ces conseils sont calibrés pour OS X/iOS mais sont transposables assez facilement sous Windows et sous Linux. D'ailleurs, je travaille en classe sur Windows XP.
Prérequis
1. Installer le dossier Dropbox (Cloud serveur - sauvegarde et partage)
2. Installer le dossier Skydrive (Cloud productif - éditer les projets dans des applications web)
3. Installer le dossier Google Drive (Cloud productif et collaboratif)
4. Configurer iCloud (Cloud transparent - un “tunnel” entre appareils Apple) - spécifique à OS X/iOS
Répartition des dossiers et des fichiers
Dropbox
1. Dans le dossier Dropbox, créer des répertoires équivalents à ceux de la “maison” d’OS X :
- Documents
- Images
- Musique
- Vidéos
On peut ajouter un répertoire "Partages" pour y réunir les dossiers partagés avec des collègues, des amis, des groupes de travail, des élèves...
2. Dans chacun de ces répertoires, créer deux sous-répertoires :
- Médias
- Projets
3. Dans le répertoire Médias, créer et organiser des dossiers par catégories
- Personnel
- Professionnel
etc.
4. Dans le répertoire Projets, créer et organiser des dossiers par applications
- LibreOffice
- iWork
etc.
Les médias sont les fichiers non éditables aux formats standards : documents en .pdf, images en .png ou en .jpg, sons en .mp3, vidéos en .mpeg, etc.
Les projets sont des fichiers éditables au format de l’application qui sert à les fabriquer : documents en .docx ou .odt, images en .psd, etc.
Les fichiers-projets dépendent de leur application. Les ouvrir avec d’autres applications même réputées compatibles provoque trop souvent des conflits : polices manquantes, tabulations décalées, images mal intégrées, etc.
Les fichiers-médias sont universels : consultables sur n’importe quel poste, sous n’importe quel système, et manipulables depuis Aperçu, ils pèsent moins lourds et risquent moins d'être corrompus.
Un projet terminé doit donc être exporté en fichier-média puis rangé dans le répertoire "Médias".
En cours, on se sert du média et non du projet : un texte mis en page dans Pages (.pages) doit être consulté en PDF (.pdf). Ouvrir un fichier éditable pour une simple consultation, envoyer un fichier éditable à une personne qui n’a pas besoin de l’éditer comporte des risques complications pour l’utilisateur et de dommages pour le projet.
Skydrive
Je conseille de réserver le répertoire Skydrive pour y ranger les projets Microsoft Office ou d'autres applications Microsoft.
Skydrive est un système de Cloud productif qui fournit des outils d’édition en ligne. On pourra retoucher une feuille Excel ou un texte Word depuis le net.
Google Drive
Je conseille de réserver Google Drive pour les projets Google Docs.
Les documents sont produits et stockés sur le net, les projets sont néanmoins transférés automatiquement dans le dossier physique synchronisé qu’on a installé sur l’ordinateur.
iCloud
Le dossier physique est présent sur l'ordinateur mais reste caché à l'utilisateur qui n’y accède pas lui-même. Ce sont les applications compatibles iCloud qui organisent ce répertoire.
Les projets sont accessibles depuis le lanceur de l’application, concrétisant ainsi le paradigme du fichier-projet qui appartient à son application.
Le projet finalisé doit être exporté sous la forme d'un fichier-média dans le bon répertoire de la Dropbox.
Les Bibliothèques-médias intégrées
Dans OS X et iOS, les médias sont regroupés dans des bibliothèque-médias intégrées (= qui comprend son système de fichier, ses métadonnées et son lecteur adapté dans une interface unifiée);
Sur OS X, c'est iTunes qui joue le rôle de bibliothèque média intégrée.
Dans iOS, iTunes a été éclaté en plusieurs bibliothèques
- Musique
- Vidéos
- Photos
- Podcasts
- iBooks : pour les PDF et les ePub (livres électroniques)
- iTunes U : pour les cours universitaires
Synchro des contenus depuis iTunes (en filaire ou en Wifi) et synchro dans le nuage des signets par iCloud. Penser à activer la synchro iCloud pour ces applications sur iOS et sur OS X (prise en charge à partir de OS X 10.7 et bien meilleure sur OS X 10.8).
Conseil : sur iOS, on peut regrouper toutes les bibliothèques-médias dans un seul dossier qu'on peut d'ailleurs glisser dans le dock.
Simplifier son “workflow”
Workflow = flux de travail. La manière dont on produit des documents.
On peut le rationaliser en limitant le nombre d’applications à partir desquelles on produit des documents ; de la sorte, on saura dans quel dossier du répertoire Projets il faudra rechercher son travail.
- UN éditeur de texte pour écrire sans se soucier de mise en page (TextEdit, Byword...)
- UN traitement de texte pour la mise en page (Word, LibreOffice Writer, Pages...)
- UN logiciel de PréAO (PowerPoint, Keynote, Google Drive Presentation, etc.).
- UN logiciel de dessin matriciel (BMP, JPG... : Photoshop, Pixelmator, Gimp...)
- UN logiciel de dessin vectoriel (SVG : Illustrator, TouchDraw...)
etc.
Remarque : Keynote est un excellent logiciel de PréAO qui présente un énorme avantage : on peut exporter son projet finalisé sous la forme d'un média vidéo QuickTime.
Hiérarchiser ses médias
Pour les cours, le mieux est de regrouper tous ses média par séquence dans un dossier Dropbox. À l’intérieur on place les fiches d’activités et le cours en PDF puis, dans des sous-dossiers, les “supports” à diffuser (images, sons, vidéos...) et les “ressources” qui ont servi à préparer/enrichir la séquence (articles scientifiques, séquences de" collègues...).
Sur Mac, tous les médias (pdf, jpg, mp3, etc.) sont lisibles depuis le module "Coup d'œil" intégré au Finder. Il suffit de sélectionner un fichier-média, puis d'appuyer sur la barre d'espace. Il n'est plus nécessaire d'ouvrir aucune application pendant le cours. La manipulation est plus fluide et plus fiable.
Astuce : standardiser la nomenclature des fichiers-médias.
exemple : a_france aires urbaines_carte.png
"a" pour la leçon A
"france aires urbaines" pour le sujet du document
"carte" pour la nature du document.
De la sorte, les fichiers seront regroupés par leçon mais tous accessibles dans le même dossier pendant toute la séquence. On évite ainsi de naviguer dans le Finder pendant les cours.
Quelques applications pour le prof d’histoire-géo sur iOS/OS X
iStudiez Pro pour gérer l’emploi du temps
Evernote pour prendre des notes et organiser toutes ses idées
Bento pour créer des bases de données simplement (base d’élèves par exemple)
ByWord pour rédiger un texte sans se soucier de mise en page
MindNode pour faire des cartes mentales et préparer une séquence, une synthèse, etc.
Pixelmator pour le dessin matriciel et la retouche d’image, à bas coût.
TouchDraw pour le dessin vectoriel (croquis, schémas, organigramme, plans...)
TimeLine 3D (iOS)/Easy Timeline (OS X) pour réaliser des frises chronologiques, animables en 3D sur vidéoprojecteur.
Ulysses : un logiciel à part. C’est un gestionnaire de projet d’écriture et un traitement de texte sémantique. On définit le statut de chaque élément (titre, document, repère du programme) et on configure un gabarit d’export qui générera un pdf automatiquement mis en forme. On ouvre un projet pour une séquence et on crée des onglets qui peuvent correspondre aux leçon par exemples. C’est une méthode de travail radicalement différente, qui demande un jour de prise en main pour être vraiment opérationnel, mais dont on ne peut plus sa passer par la suite.
Voilà quelques trucs qui m’ont changé la vie.
Bises à tous et bon travail.
