Pour ma part, j'ai décidé de dématérialiser le maximum de mes documents depuis que j'ai acheté mon iMac en mars 2010. J'avais à ma disposition un disque de 1To, ce qui me permettait de stocker toutes mes données sur un seul volume, et c'est ce qui a été l'élément déclencheur.
J’ai entrepris une démarche à la fois longue et simple, mais surtout méthodique et claire. C’était selon moi le préalable à une dématérialisation efficace et sûre. Je me suis donc fixé deux règles : la première était de favoriser un stockage « standard » pour pallier les problèmes d’incompatibilités : c'est-à-dire éviter au maximum d’utiliser un logiciel spécifique ou propriétaire, mais préférer le Finder en adoptant un nommage des fichiers et répertoires bien pensé (le format année-mois-jour pour certains dossiers par exemple). La deuxième règle était de mettre en place un processus de sauvegarde qui soit le plus sécurisant possible : Time machine quotidiennement à domicile, accompagné d’une sauvegarde régulière sur disque gardé dans un autre endroit. Enfin, investir dans une sauvegarde en ligne dès que des offres suffisamment attractives le permettraient.
Une fois ces règles définies, j’ai commencé à systématiser l’achat dématérialisé, afin de ne plus avoir de disques physiques pour mes logiciels et contenus, ni de boîtes avec les numéros de licence inscrits dessus. J’ai fait de même pour toutes les procédures administratives (services publics, banque, urssaf, téléphonie, assurance…
en optant dès que cela était possible pour le tout numérique (documents en ligne, téléchargés en pdf etc.). En 2012, énormément de services sont disponibles sous la forme dématérialisée en ligne (Trésor public, listes électorales…
, cette démarche est donc facilitée avec le temps qui passe. Enfin, j’ai entrepris un assez long travail de numérisation des documents papier : les nouveaux documents sont numérisés et classés au fur et à mesure, les anciens sont numérisés et archivés petit à petit (comme les classeurs de relevés de comptes sur plusieurs années par exemple). Tous les documents subissent ce traitement, quel que soit leur type, personnel ou professionnel, documents textes ou images. Certaines données sont saisies manuellement, et les documents papier sont supprimés lorsque cela est possible.
Bien sûr, cette démarche suppose d’observer une certaine rigueur, et n’est pas sans risques. Voici les outils et techniques que j’utilise : pour les mails, contacts et calendriers, je suis passé au tout numérique avec un compte Microsoft Exchange et une seule adresse mail, préférés aux outils Apple qui me semblent moins performants. Le Mac App Store est un allié qui facilité les installations, réinstallations et mises à jour. Quand je télécharge directement les images disques depuis les sites des éditeurs, je prends le soin de les conserver dans un dossier spécifique, en les classant par dates et noms, et en conservant une copie pdf des e-mails reçus de l’éditeur. D’une façon générale je conserve souvent des copies pdf d’e-mails importants, ou j’effectue des copies d’écran (afin de me prémunir contre une perte de ma base d’e-mails). Pour le stockage des documents, je conserve tout dans le Finder, en classant les dossiers et fichiers par date (année-mois-jour – nom du document), et en regroupant les dossiers de façon thématique. Je fais régulièrement un rangement général, comme on peut faire le tri régulièrement dans ses papiers.
[FONT="]J’utilise également Evernote pour stocker de la documentation et des idées, et Net News Wire pour la veille générale. Je m’apprête à investir dans un compte Hubic (OVH) pour effectuer une sauvegarde en ligne à moindre coût. Le service n’est pas encore excellent, mais cela va s’améliorer, et selon moi la sauvegarde du poste de travail en ligne va devenir incontournable. J’utilise 1Password pour gérer mes identités/identifiants en ligne et stocker mes numéros de licence de logiciels. Un tel logiciel me paraît indispensable pour sécuriser l’ensemble de la démarche du passage au « zéro papier », car une excellente hygiène de mots de passe est obligatoire pour qui entend dématérialiser au maximum l’échange et le stockage d’informations personnelles, qui sont souvent importantes et parfois sensibles.
J'ajoute que j'adore les "vrais livres", et que j'ai une bibliothèque bien fournie, car rien ne vaut le plaisir de sentir l'odeur d'un ouvrage pour s'imprégner de son contenu!
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